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個人情報保護

学校法人幾徳学園・神奈川工科大学(以下、「本学」という。)は、「個人情報の保護に関する法律」(平成15年法律第57号)の全面施行(平成17年4月1日付け)を受け、また、「学校における生徒等に関する個人情報の適正な取扱いを確保するために事業者が講ずべき措置に関する指針」(平成16年文部科学省告示第161号)および「雇用管理に関する個人情報の適正な取扱いを確保するために事業者が講ずべき措置に関する指針」(平成16年厚生労働省告示第259号)に沿って、積極的に個人情報保護に関する体制の整備を推進することとし、個人情報取扱事業者として、情報管理に関する社会的責任を自覚し、個人情報の有用性に十分な配慮をしながら、個人の基本的人権の尊重とプライバシーの保護に資することを目的として、以下のように、本学の個人情報保護に関するガイドラインを定めます。

責務

  1. (1) 本学は、個人情報保護の重要性を認識し、個人の人権や利益が侵害されることのないように研修等の必要な措置を講じ、本学教職員の情報倫理意識を高揚するよう努めます。
  2. (2) 本学の教職員は、職務上知り得た個人情報を漏洩したり、また不正な目的に使用したりしてはなりません。その職を退いた後も同様です。

個人情報とは

個人情報とは、生存する個人に関する情報であって、当該情報に含まれる氏名、生年月日その他の記述等により、特定の個人(以下、「本人」という。)が識別可能な文書、図面、写真、フィルム、磁気テープ・磁気ディスク等の各種の媒体に記録されたものをいい、本学の管理権限の元にあるものを意味します。

個人情報の収集

  1. (1) 個人情報の収集は、本学が業務を遂行するうえで、必要最小限の範囲内で収集することとします。
  2. (2) 個人の思想、信条、信仰、心身の状況、資産、社会的状況などに関する情報を収集してはなりません。

    ただし、法令等で許されたつぎの場合は除きます。

    1. 1. 法令の特別な規程に基づく場合
    2. 2. 本人の明示的な同意がある場合
    3. 3. 国の機関もしくは地方公共団体またはその委託を受けた者が、法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがある場合
  3. (3) 個人情報の収集にあたっては、収集の目的をできるだけ具体的に明示しなければなりません。
    本学が、個人情報を収集する目的は、「別表1」のとおりです。これ以外の目的で、個人情報を収集する場合は、その目的を別途明示することが必要です。
  4. (4) 個人情報は、適正かつ公正な手段で収集しなければなりません。
  5. (5) 個人情報は、本人の明示的な同意がある場合に限って収集することを原則とします。

個人情報の管理

  1. (1) 個人情報の管理者として、各部署に適切な「情報管理責任者」を定め、個人情報の保護と正確性を維持するため、必要な措置を講じることとします。
  2. (2) 情報管理責任者は、個人情報の漏えい、改ざん、滅失または毀損を防止するため、適切な保護体制を整備することに努めます。
  3. (3) 情報管理責任者は、各部署の個人情報の収集、利用、提供、保管等について適切な手続きを定めることができます。
  4. (4) 情報管理責任者は、その従業者(教職員)に個人情報を取り扱わせるに当たって、当該個人情報の安全管理が図られるように、従業者(教職員)へ必要かつ適切な監督を行うものとします。
  5. (5) 情報管理責任者は、その責任と必要に応じて、「情報管理主任者」を置き、その権限の一部を委譲することができます。

個人情報の利用

  1. (1) 個人情報の利用は、本学の業務遂行上必要な場合で、かつ収集目的の範囲内でなされなければなりません。本学が、個人情報を利用する目的は「別表1」のとおりです。ただし、法令等で許されたつぎの場合は除きます。
    1. 1. 法令に基づく場合
    2. 2. 個人の生命、身体、財産の保全上、緊急を要する場合であって、本人の同意を得ることが困難である場合
    3. 3. 国の機関もしくは地方公共団体またはその委託を受けた者が、法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがある場合
  2. (2) 他の部署が管理する個人情報を利用するときは、当該情報管理責任者にその利用目的を明らかにし、許可を得なければなりません。
  3. (3) 個人情報の利用目的を変更するときは、これを速やかに明らかにしなければなりません。ただし、法令等で許されたつぎの場合は除きます。
    1. 1. 利用目的を本人に通知し、または公表することにより、本人または第三者の生命、身体、財産、その他の権利利益を害するおそれがある場合
    2. 2. 利用目的を本人に通知し、または公表することにより、本学の権利または正当な利益を害するおそれがある場合
    3. 3. 国の機関または地方公共団体が、法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、利用目的を本人に通知し、または公表することにより、当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがある場合
    4. 4. 取得の状況からみて、利用目的が明らかであると認められる場合

個人情報の第三者提供

  1. (1) 個人情報の第三者提供とは、本学が保有する個人情報を、本学以外の機関・団体、または本人以外の個人等(以下、「第三者」という。)に渡すことです。
  2. (2) 個人情報の第三者提供は、本学が業務を遂行するうえで必要と認められる場合で、提供する個人情報の内容、目的、提出先を明示して、本人の同意を得て行うものとします。
    なお、本学が保有する個人情報は、神奈川工科大学ITエクステンションセンターの運営のため、またはPCステーション(神奈川工科大学内出店)の運営のため、株式会社 神奈川工科大企画(本学 全額出資の関連会社)に提供する場合があります。
  3. (3) 情報管理責任者は、法令等で許されたつぎの場合は、本人の同意を得ることなく個人情報を第三者に提供することができます。
    1. 1. 法令に基づく場合
    2. 2. 個人の生命、身体、財産の保全上、緊急を要する場合であって、本人の同意を得ることが困難である場合
    3. 3. 国の機関若しくは地方公共団体またはその委託を受けた者が、法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがある場合

個人情報の委託処理

本学は、個人情報の処理を他事業者に委託する場合、法令等を遵守し、委託契約等に必要な事項を規定するなど、適切な措置を講じます。

個人情報の開示、訂正

  1. (1) 開示とは、本人の個人情報の内容が事実に基づき正しく記録されているかを、本人が確認するために、その個人情報を遅滞なく本人に提示することです。
  2. (2) 情報管理責任者(本学)は、本人から当該本人が識別される個人情報の開示を請求されたときは、請求内容の確認を行い、遅滞なく、その保有する個人情報を本人に開示します。ただし、法令等で許されたつぎの場合は、その全部または一部について開示しないことがあります。この場合はその理由を明らかにします。
    1. 1. 本人または第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
    2. 2. 本学の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
    3. 3. 他の法令に違反することとなる場合
  3. (3) 情報管理責任者(本学)は、本人から当該本人の個人情報に関して、明らかに事実と異なる事項の訂正を請求された場合、利用目的の達成に必要な範囲内において遅滞なく調査を行い、その結果により個人情報の訂正を行い、訂正内容等を請求者に通知します。

個人情報の廃棄

保有期間を過ぎた個人情報は、法令等または本学規程に定めのある場合を除き、安全かつ確実な方法で速やかに廃棄します。

個人情報のコンピュータ処理

個人情報のコンピュータ処理にあたっては、入力、参照、更新、削除等の権限を明らかにするとともに、漏洩、障害、事故等に対する適切な安全対策を講じるものとします。

ガイドラインおよび運用体制の管理

このガイドラインは、個人情報に関する各種法令、指針、「学校法人幾徳学園・神奈川工科大学個人情報保護方針」、「学校法人幾徳学園・神奈川工科大学個人情報保護規程」等に従って運用するものとし、また、「学校法人幾徳学園・神奈川工科大学個人情報保護委員会」がその運用体制を管理するものとします。

質問、請求等に関する窓口

本学の個人情報に関する質問、請求等は、「別表1」に記載の窓口で取り扱います。

学校法人幾徳学園・神奈川工科大学個人情報ガイドライン 別表1

対象者 情報の種類 利用目的 窓口
神奈川工科大学 在籍学生(科目等履修生・研究生・離籍学生も含む) 入試情報 入学志願者に対する選抜試験運営。入学手続(編入学、再入学を含む)。学生証交付。 企画入学課
学籍情報 休学・復学・退学手続。転学科手続。 学生課、教務課
学費・学内
奨学金情報
学費納入状況、学内奨学金返還状況の把握・連絡。 財務課、学生課
成績・修学に関わる情報 履修相談・修学指導。学業奨励。研究活動支援。履修登録。教職等諸資格課程登録。授業・試験運営。成績処理。 単位認定。進級・卒業判定。諸資格判定。学位記授与。単位互換協定による国内留学・海外留学。短期海外研修。国際交流。 学生課、教務課
学生生活に関わる情報 学生生活全般に関わる指導・助言。福利厚生施設の紹介。奨学生選考。奨学金交付・償還。定期健康診断。 日常的な健康相談。課外活動支援。弔慰・災害見舞。 学生課
進路情報 キャリア(進路)形成支援。求職登録。就職斡旋。資格取得のための課外講座運営。 キャリア就職課
学生に関わるその他の情報 学校施設(図書館等)の利用。各種連絡・通知。諸証明書発行。用具・備品等の貸与。学則による処分。 学生課、教務課
父母・保証人・学費納入者 父母・保証人・学費納入者に関わる情報 学生の修学指導に必要な連絡。各種送付物(成績通知書、学費納付書、大学行事案内、広報誌等)の送付。大学関係諸団体(同窓会、後援会)の要請による各種送付物の発送代行。 学生課、財務課
卒業生 卒業生に関わる個人情報 卒業・成績・在籍等の証明。
広報誌の発送。行事案内。
学生課
公開講座受講者(過去受講者含) 受講者に関わる個人情報 講座案内。講座受講料に関する連絡。講座受講管理。 教務課
教職員(過去に勤務した教職員・客員研究員採用応募者含む) 教職員に関わる個人情報 人事、給与、労務、福利厚生、採用、健康管理、保険、財務、庶務、労働組合との協定、諸連絡及び組織運営に関する業務。 総務課、庶務課
寄付者 寄付者に関わる個人情報 寄付記録等に関する業務。 外部資金課、財務課
協力・関係企業担当者、関係法人等の担当者 左記に関わる個人情報 納入・請求管理、諸通知に関する業務。 総務課、キャリア就職課

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